Mail Server คือ เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย(Server)ที่ทําหน้าที่ให้บริการรับ-ส่ง และจัดเก็บ email ของบุคคลหรือองค์กร โดย mail server สามารถตั้งไว้ที่ผู้ให้บริการ ISP (เช่น hotmail.com, gmail.com ฯลฯ) หรือในองค์กรของตนเองได้ อาจใช้ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับการส่งและรับอีเมล
การรับ-ส่ง e-mail จะประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักๆด้วยกัน คือ
1) Mail Server
2) Mail Client

เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานเป็น Mail Server ก็จะต้องมีซอฟแวร์สำหรับ Mail Server ซึ่งก็คือซอฟต์แวร์ที่มีไว้เพื้อให้ผู้ดูแลระบบสร้างและจัดการบัญชีอีเมล(Email Account)สำหรับโดเมนที่โฮสต์อยู่บน Server ตัวอย่างเช่นถ้า Host Server มีโดเมนชื่อว่า “aoostudio.com” จะสามารถใช้บัญชีอีเมลที่ลงท้ายด้วย “ชื่อบัญชี@aoostudio.com”

Mail Server จะส่งและรับ Email โดยใช้โปรโตคอลEmailมาตรฐาน ตัวอย่างเช่น โปรโตคอล SMTP จะส่งข้อความและจัดการคำขอจดหมายขาออก IMAP และ POP3 โปรโตคอลรับข้อความและถูกนำมาใช้ในการประมวลผลอีเมลขาเข้า เมื่อคุณล็อกอินไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมล โดยใช้อินเทอร์เฟซเว็บเมลหรือไคลเอ็นต์อีเมลโปรโตคอลเหล่านี้จะจัดการกับการเชื่อมต่อทั้งหมดที่อยู่เบื้องหลัง