อีเมลบริษัท Google Workspace & Microsoft 365

ทำไม่ถึงต้องใช้อีเมลบริษัท ?

ธุรกิจจำนวนมากใช้อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารหลักหรือรองระหว่างแผนก ลูกค้า และพนักงานแต่ละคน อีเมลมีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ และมีทั้งข้อดีและข้อเสียสำหรับธุรกิจที่ใช้อีเมลเหล่านี้ การทำความเข้าใจข้อดีและข้อเสียของการใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารของบริษัทสามารถช่วยให้คุณเข้าใจบทบาทที่อีเมลมีในธุรกิจของคุณได้ดียิ่งขึ้น ในบทความนี้ เราจะตอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอีเมลคืออะไร ข้อดีและข้อเสียของการใช้อีเมลในการสื่อสารของบริษัท พร้อมด้วยเคล็ดลับบางประการในการร่างอีเมล

อีเมลคืออะไร ?

อีเมลคือจดหมายดิจิทัลที่คุณสามารถใช้เพื่อส่งข้อมูล แชร์ไฟล์ สนทนา หรือติดตามผู้นำทางธุรกิจ อีเมลมีบทบาทสำคัญในธุรกิจ เนื่องจากพนักงานสามารถใช้เพื่อการบริการลูกค้า การปฏิบัติงานภายใน และการสื่อสารทั่วทั้งบริษัท ธุรกิจสมัยใหม่จำนวนมากสร้างที่อยู่อีเมลเฉพาะบริษัทสำหรับพนักงานของตน เพื่อสร้างความแตกต่างจากผู้ให้บริการอีเมลรายใหญ่

ข้อดีและข้อเสียของอีเมลสำหรับการสื่อสารของบริษัทมีอะไรบ้าง

หากคุณกำลังตัดสินใจว่าจะใช้อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารหลักในที่ทำงานหรือไม่ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจข้อดีและข้อเสีย 

ข้อดีของการสื่อสารทางอีเมล

การใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารของบริษัทสามารถให้ประโยชน์มากมายแก่ธุรกิจ ได้แก่:

• ข้อมูลเร็วขึ้น:ข้อได้เปรียบที่สำคัญอย่างหนึ่งของอีเมลคือความสามารถในการส่งข้อมูลอย่างรวดเร็วหรือในทันที พนักงานสามารถใช้อีเมลเพื่อแบ่งปันข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตด้วยความเร็วที่เหลือเชื่อ ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างธุรกิจกับลูกค้าและพนักงาน

• การสื่อสารภายในที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น:อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่ปลอดภัยสำหรับธุรกิจที่อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ลงทะเบียนเท่านั้นที่สามารถส่งหรือรับข้อมูลธุรกิจภายในได้ การรักษาความปลอดภัยที่มากขึ้นอาจหมายถึงต้นทุนที่น้อยลงสำหรับธุรกิจ และอาจลดโอกาสที่ข้อมูลจะถูกละเมิด

• ความสามารถในการสื่อสารทั่วโลก:อีเมลสามารถเข้าถึงใครก็ได้ที่มีที่อยู่อีเมล แม้ว่าพวกเขาจะอาศัยอยู่ในทวีปอื่นหรือในเขตเวลาอื่น และพนักงานสามารถส่งได้ตลอดเวลา ซึ่งช่วยให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการสื่อสารทางธุรกิจเมื่อวางแผนสิ่งต่างๆ เช่น โครงการหรือวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

• การสนับสนุนพนักงานจากระยะไกล:อีเมลช่วยให้ธุรกิจจ้างและดูแลพนักงานจากระยะไกลได้ การใช้อีเมล พนักงานสามารถสื่อสารแบบเสมือนจริงและปลอดภัยโดยไม่ต้องทำงานในสำนักงานเดียวกัน ซึ่งอาจสะดวกกว่าสำหรับบางธุรกิจ

• ลดต้นทุน:การใช้อีเมลสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายโดยรวมของบริษัทได้ เนื่องจากแพลตฟอร์มอีเมลจำนวนมากใช้งานได้ฟรี แม้ว่าบางแพลตฟอร์มจะคิดค่าธรรมเนียมในการโฮสต์ที่อยู่อีเมลและอีเมลเฉพาะบริษัท แต่ก็ยังมีบริการอีเมลราคาประหยัดอีกมากมายที่ธุรกิจสามารถใช้ได้

• เครื่องมืออ้างอิงที่ดีกว่า:บริการอีเมลจำนวนมากช่วยให้ธุรกิจจัดเก็บข้อมูลได้เป็นเวลานาน ซึ่งจะช่วยให้เข้าถึงข้อมูลในอดีตได้ในภายหลัง ผู้ใช้สามารถบันทึกอีเมลไปยังโฟลเดอร์เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต และดาวน์โหลดไฟล์สำคัญจากอีเมลโดยตรงไปยังอุปกรณ์หรือระบบจัดเก็บข้อมูลออนไลน์

• ขยะกระดาษน้อยลง:อีเมลสามารถช่วยลดหรือกำจัดขยะกระดาษได้ เนื่องจากการสื่อสารแบบดิจิทัลไม่ต้องการกระดาษหรือวัสดุที่อาจสิ้นเปลืองอื่นๆ และโดยทั่วไปจะเป็นมิตรกับพลังงานมากกว่าการสื่อสารทางกระดาษ

• ใช้งานง่าย:บริการอีเมลยังช่วยให้พนักงานเรียนรู้วิธีใช้งานได้ง่ายอีกด้วย การส่ง การเปิด การลบ และการบันทึกอีเมลมักเป็นขั้นตอนง่ายๆ ในการสอนและเรียนรู้ ซึ่งจะทำให้ช่วงการเรียนรู้ลดลงสำหรับผู้ใช้ใหม่

ข้อเสียของการสื่อสารทางอีเมล

แม้ว่าการใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารของบริษัทจะมีประโยชน์มากมาย แต่ก็มีข้อเสียบางประการที่ควรพิจารณาเช่นกัน ได้แก่:

• ค่าใช้จ่ายด้านความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น:อีเมลสามารถกำหนดให้ธุรกิจต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายในการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถส่งอีเมลส่วนตัวที่เข้ารหัสผ่านเครือข่ายได้ อย่างไรก็ตาม การรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ยังสามารถช่วยให้บริษัทพัฒนาเครือข่ายความปลอดภัยที่ดีขึ้นเพื่อป้องกันการละเมิดข้อมูล

• การตีความข้อมูลผิด:ผู้รับอีเมลอาจตีความเนื้อหาของอีเมลแตกต่างจากผู้ส่งอีเมล ซึ่งอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิด เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ พยายามทำให้อีเมลเรียบง่ายและชัดเจน และพิจารณาโทรหรือพบปะกับผู้รับเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อมูลเพิ่มเติม

• ความเสี่ยงของการหลอกลวงทางอีเมล: นักต้มตุ๋น ทางอินเทอร์เน็ตและแฮกเกอร์อาจใช้อีเมลหรือระบบอีเมลเพื่อเข้าสู่เครือข่ายส่วนตัวของบริษัท การเพิ่มความปลอดภัยให้กับโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลของบริษัทของคุณและการเสริมนโยบายความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่เข้มงวดสามารถช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้

• ความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล:การสูญหายของข้อมูลถือเป็นความเสี่ยงที่หลายบริษัทต้องเผชิญเมื่อใช้ระบบอีเมล เนื่องจากอีเมลอาจหายไปในเครือข่าย และผู้ใช้อาจเผลอลบอีเมลโดยไม่ได้ตั้งใจ การตอบกลับอีเมลแต่ละฉบับและรู้ว่าเมื่อใดควรได้รับอีเมลสามารถช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลธุรกิจของคุณจะสูญหายได้

• ปัญหาความเป็นส่วนตัว:บางบริษัทประสบปัญหาความเป็นส่วนตัวกับอีเมลและพนักงานที่แชร์ที่อยู่อีเมล เนื้อหาอีเมล หรือข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ การเสริมนโยบายความปลอดภัยทางไซเบอร์และนโยบายห้ามแชร์ที่เข้มงวดสามารถช่วยให้คุณเพิ่มความเป็นส่วนตัวของบริษัททางออนไลน์ได้

• การสื่อสารที่ไม่มีตัวตน:ผู้รับอีเมลบางคนอาจรู้สึกว่าอีเมลไม่มีตัวตนหรือไม่เป็นมืออาชีพ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใคร เพื่อที่คุณจะได้สามารถปรับโทนเสียงหรือภาษาในอีเมลของคุณ หรือใช้วิธีการสื่อสารอื่นเพื่อเชื่อมต่อกับผู้รับของคุณ

• การรวมตัวที่ลดลง: การส่งอีเมลภายในบริษัทอาจลดการรวมตัวในธุรกิจ เนื่องจากพนักงานบางคนอาจไม่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตหรือบัญชีอีเมล เพื่อให้บริษัทของคุณมีความครอบคลุมมากขึ้น คุณสามารถให้บริการอีเมลของบริษัทและ Wi-Fi ที่สามารถเข้าถึงได้ในที่ทำงาน

เคล็ดลับในการร่างอีเมลของบริษัทมีอะไรบ้าง

อีเมลของบริษัทที่ประสบความสำเร็จสามารถช่วยเพิ่มการสื่อสารระหว่างพนักงาน และทำให้การแบ่งปันข้อมูลสำคัญรวดเร็วและปลอดภัยยิ่งขึ้น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการสร้างอีเมลของบริษัทที่มีประสิทธิภาพ:

• ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพ คุณสามารถทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพโดยการเขียนและแบ่งปันเนื้อหาที่เหมาะสมกับผู้รับ พยายามใช้ภาษาที่เป็นมืออาชีพและให้เกียรติในการพูดคุยกับผู้อื่น และทำให้อีเมลของคุณเรียบง่ายและเกี่ยวข้องกับธุรกิจ

• พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณ ก่อนที่คุณจะส่งอีเมล คุณควรตรวจทานเนื้อหาของอีเมลเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าอีเมลของคุณจะปราศจากข้อผิดพลาดและสื่อสารข้อมูลไปยังผู้รับได้อย่างชัดเจน

• สร้างที่อยู่อีเมลของบริษัท การสร้างที่อยู่อีเมลของบริษัทสามารถช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพของบริษัทของคุณ และช่วยให้คุณเลือกเซิร์ฟเวอร์อีเมลสำหรับบริษัทได้ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยทำให้ข้อมูลของบริษัทเป็นข้อมูลภายในได้อีกด้วย

• บังคับใช้นโยบายความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่เข้มงวด อีเมลเป็นส่วนหนึ่งของเครือข่ายการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ของบริษัท ดังนั้นควรให้อีเมลเหล่านั้นอยู่ภายใต้นโยบายความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของบริษัทคุณ คุณสามารถทำได้โดยเปิดเฉพาะอีเมลที่คุ้นเคย ตอบกลับอีเมลจากผู้ส่งที่ยืนยันแล้ว และดาวน์โหลดไฟล์แนบที่ปลอดภัย

Google Workspace

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ วิธีที่จะทำให้นำไปสู่การขายที่มีศักยภาพมากขึ้น นั่นคือวิธีที่ “เว็บไซต์”ของคุณจะช่วยขาย คุณสามารถดึงดูดผู้คนจำนวนมากมายัง เว็บไซต์ของคุณ โดยการอัพเดตสินค้า ราคา และเขียนเนื้อหาบนเว็บไซต์ของคุณอย่างสม่ำเสมอ ยิ่งเว็บไซต์ของคุณมีข้อมูลมากเท่าใดก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นในการเพิ่มยอดขายของคุณ

Google Workspaces เป็นเครื่องมือใหม่สำหรับธุรกิจที่ต้องการปรับปรุงวิธีที่พนักงานสื่อสาร ทำงานร่วมกัน และแชร์ ซอฟต์แวร์นี้โฮสต์อยู่ในคลาวด์ ทำให้สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ นอกจากนี้ยังไม่ต้องดาวน์โหลดหรือติดตั้งใดๆ

Google Workspaces มีคุณลักษณะมากมายที่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจที่ต้องใช้อีเมลเป็นประจำทุกวัน ด้วยบริการนี้ คุณสามารถแชร์เอกสารกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า สนทนาอย่างรวดเร็วผ่านหน้าต่างแชทโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอพ และเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวเพื่อให้อยู่ในมือเสมอ